ZAPYTANIE OFERTOWE - „Zakup systemu do głosowania elektronicznego"

Rutki-Kossaki, 21.05.2019 r.

RG.271.9.2019

ZAPYTANIE OFERTOWE

„Zakup systemu do głosowania elektronicznego"

I. Zamawiający:

Gmina Rutki

ul. 11 Listopada 7

18-312 Rutki-Kossaki

REGON: 450670284

NIP: 7231629730

tel. (86) 276 31 61, fax (86) 276 31 60

Godziny urzędowania: od 7:00 do 15:00

BIP: http://bip.ug.rutki.wrotapodlasia.pl

Strona internetowa: http://www.gminarutki.pl

II. Tryb udzielenia zamówienia:

Postępowanie nie podlega ustawie z dnia z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2018, poz. 1986, ze zm.). Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, o której mowa w art. 4 pkt. 8 ww. ustawy.

III. Opis przedmiotu zamówienia:

1) Dostawa, montaż i wdrożenie systemu ma obejmować:

a) system do obsługi głosowania dla 15 radnych (obejmujący: oprogramowanie, licencje, opłatę abonamentową, szkolenie) instalację i konfigurację oprogramowania;

b) imienne bezprzewodowe terminale do głosowania (z wbudowanym wymiennym akumulatorem oraz podświetlanym ekranem o minimalnej rozdzielczości 160x96px) – sztuk 15 + 2 zapasowe; kontroler bezprzewodowy (częstotliwość pracy 2.4GHz) – sztuk 1; skrzynia transportowa (z wbudowaną ładowarką dla terminali) – sztuk 1;

c) laptop do obsługi rady Ekran LCD min 15.6 cala, procesor klasy min. Intel Core i5, 4 GB Ram, dysk SSD 240 GB, karta graficzna min. klasy Nvidia GeForce 950+ wraz z oprogramowaniem systemowym zgodnym ze środowiskiem informatycznym zamawiającego: Windows 10 (64 bitowy);

d) telewizor LED; ekran 55 cali; 4K UHD; tuner DVB-T2, DVB-S2, DVB-C, analogowy; funkcje HDR, Smart, Wi-Fi, DLNA, USB - multimedia, USB - nagrywanie, TimeShift, Bluetooth, HDMI x3, USB x2; pilot; instrukcja obsługi w języku polskim;

e) utrzymanie wdrożonego systemu na infrastrukturze informatycznej wykonawcy, świadczenie zdalnej usługi asysty technicznej oraz serwisu systemu informatycznego, przez okres 1 roku od dnia wdrożenia.

2) Wymagania funkcjonalne systemu:

a) oprogramowanie do obsługi systemu głosowań powinno pozwalać na sporządzenie i utrwalenie imiennego wykazu głosowań radnych;

b) system powinien umożliwiać przeprowadzanie głosowań jawnych lub tajnych, większością zwykłą lub bezwzględną;

c) system powinien umożliwiać przeprowadzanie sprawdzenia obecności oraz głosowania „jestem za”, „jestem przeciw”, „wstrzymuję się” lub wyboru kandydata/kandydatów z listy;

d) system powinien umożliwiać prezentację przedmiotu głosowania, listy osób uprawnionych do głosowania i wyników głosowania w czasie posiedzenia, możliwość wprowadzania zmian do porządku obrad w trakcie trwania posiedzenia; zatwierdzanie uchwał; przygotowanie projektu protokołu z posiedzeń z automatycznym przekazywaniem wyników głosowań do projektu protokołu;

e) terminale muszą być wyposażone w podświetlany ekran LCD wyświetlający proste komunikaty sygnalizujące rozpoczęcie procesu sprawdzania obecności lub głosowania, potwierdzenie obecności lub dokonanego przez radnego wyboru, potwierdzenie oddania głosu przez radnego; w przypadku głosowania na kandydata z listy ekran wyświetla listę kandydatów;

f) system powinien umożliwiać automatyczne generowanie listy obecności oraz protokołów z głosowań w formie nieedytowalnej (PDF).

3) Inne wymagania:

a) zapewnienie ciągłości funkcjonowania oprogramowania podczas posiedzeń rady gminy. Wykonawca zobowiązuje się do powiadamiania Zamawiającego o wszelkich pracach serwisowych uniemożliwiających korzystanie z w/w systemu na 5 dni roboczych przed ich wykonaniem.

b) objęcie serwisem ww. systemu informatycznego i usuwanie wszelkich nieprawidłowości zgłoszonych przez Zamawiającego, a wynikających z przyczyn, za które Wykonawca odpowiada, przy zachowaniu następujących terminów: 3 dni robocze w przypadku oprogramowania i 2 godziny w przypadku hostingu na serwerach Wykonawcy.

c) dostarczenie instrukcji dla użytkowników i administratorów systemu.

d) wymagany termin wykonania zamówienia: do dnia 30 czerwca 2019 r. Okres gwarancji: sprzęt zgodnie z gwarancją producenta.

IV. Warunki udziału w postępowaniu i opis sposobu dokonania ich oceny

W postępowaniu mogą brać udział wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) Kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że posiada: Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie;

2) posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenie oraz dysponowanie potencjałem technicznym, a także osobami zdolnymi do wykonania zamówienia zdolności technicznej: Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że: w ciągu ostatnich 1 roku przed upływem terminu składania dostarczył i świadczył usługi wsparcia oferowanego systemu informatycznego do zarządzania pracami rady gminy/ rady miejskiej/ rady miasta/ sejmiku województwa obsługującego funkcjonalność głosowania elektronicznego oraz transmisji obrazu i dźwięku z posiedzeń rady na rzecz co najmniej 4 jednostek samorządu terytorialnego. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawcę wskazanego warunku na zasadzie wykazał/nie wykazał, na podstawie dokumentów(referencje, protokoły odbioru lub inne dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usługi).

3) znajdowanie się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia - Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

V. Opis kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty:

1) Zamawiający uzna ofertę za spełniającą wymagania i przyjmie ją do rozpatrywania jeżeli:

a) oferta spełnia wymagania określone w zapytaniu ofertowym oraz oferta złożona została w odpowiednim terminie;

b) wybór oferty zostanie dokonany w oparciu o przyjęte kryteria oceny ofert przedstawione poniżej:

VI. Sposób przygotowania oferty:

1) oferta musi zostać złożona w języku polskim, w formie pisemnej (na komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką), na formularzu ofertowym (załącznik nr 1) wraz z załącznikami w zaklejonej kopercie;

4) oferta oraz wszystkie załączniki składane wraz z nią wymagają podpisu osób uprawnionych do reprezentowania firmy;

5) oferta musi zostać przesłana pocztą lub dostarczona osobiście na dane adresowe zamawiającego;

6) oferta musi zostać dostarczona do siedziby zamawiającego w zaklejonej kopercie opisanej w następujący sposób:

Oferta na zadanie pn. „Zakup systemu do głosowania elektronicznego"

7) wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę;

8) w przypadku, gdy oferta podpisana jest przez przedstawiciela wykonawcy wymaga się załączenia stosownego pełnomocnictwa lub umocowania prawnego.

VII. Opis sposobu obliczenia ceny w składanej ofercie:

Cena w ofercie musi uwzględniać wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia;cena może być tylko jedna;cena nie ulega zmianie przez okres ważności oferty (związania ofertą).

VIII. Wykaz dokumentów i oświadczeń jakie zobowiązani są złożyć wraz z ofertą wykonawcy:

1) aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej;

2) formularz ofertowy - wypełniony i podpisany przez wykonawcę (załącznik nr 1);

3) wykaz wykonanych usług - wypełniony i podpisany przez wykonawcę (załącznik nr 2).

IX. Składanie ofert:

Ofertę (na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego), przygotowaną zgodnie z wytycznymi, określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym, należy złożyć w terminie do dnia 31 maja 2019 r. do godziny 12:00; w formie: pisemnej (osobiście listownie na podany adres Zamawiającego).

X. Osoby uprawnione do kontaktów ze strony zamawiającego: Paweł Dębnicki - z-ca Wójta- tel. 862763161.

XI. Termin związania ofertą:

Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni od dnia składania ofert.

XII. Informacje ogólne:

1) Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. Informacja o zmianie zamieszczona zostanie na stronie internetowej zamawiającego;

2) Zamawiający nie przewiduje jawnego otwarcia ofert;

3) Zamawiający może odrzucić ofertę w sytuacji gdy otrzymana oferta nie odpowiada w swej treści zapytaniu ofertowemu, zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia lub wykonawca nie wykazał spełnienia warunków udziału w postępowaniu;

4) Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach poprawić błędy w ofercie lub wezwać wykonawcę do uzupełnienia brakujących dokumentów;

5) jeżeli nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, z uwagi na to że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający może wezwać wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w wyznaczonym przez niego terminie ofert dodatkowych;

6) zamawiający może zamknąć postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego bez dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty, w szczególności gdy: nie złożono żadnej oferty lub złożone oferty są niezgodne z treścią zapytania ofertowego, cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierzał przeznaczyć na realizację zamówienia;

7) zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości unieważnienia procedury udzielenia zamówienia bez wyboru wykonawcy.

XIII. Załączniki:

1) formularz ofertowy - załącznik nr 1;

2) wykaz wykonanych dostaw (usług) — załącznik nr 2;

3) wzór umowy - załącznik nr 3;

4) klauzula informacyjna RODO – załącznik nr 4.

W przypadku pytań prosimy o kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej: adres e-mail: pdebnicki@gminarutki.pl.

ZASTĘPCA WÓJTA
PAWEŁ DĘBNICKI

Metryka strony

Udostępniający: Gmina Rutki

Wytwarzający/odpowiadający: Paweł Dębnicki

Data wytworzenia: 2019-05-21

Wprowadzający: Paweł Dębnicki

Modyfikujący: Paweł Dębnicki

Data modyfikacji: 2019-06-04

Opublikował: Paweł Dębnicki

Data publikacji: 2019-05-21

Rejestr zmian